NEXO SOLUTIONS · GUIA DE REUNIÃO

Do pagamento à fatura-recibo

Primeiro, identificar os pagamentos antigos que ainda precisam de documento. Depois, tratar em separado da integração para os pagamentos novos.

Podemos emitir a primeira na reunião?

Sim, se o cliente autorizar expressamente mudar o combinado. O pedido original dizia que a emissão e o envio seriam feitos após a reunião. A vantagem de fazer uma no fim da chamada é ter a contabilidade a ver o resultado em direto. Se preferirem manter o combinado, validem tudo na chamada e emitam logo depois.

É uma fatura-recibo real de um pagamento real. Antes de confirmar a emissão, o cliente tem de dar luz verde, a contabilidade tem de confirmar que aquele pagamento ainda não foi faturado e os dados e a série têm de estar validados. Se faltar algum destes pontos, mostra-se o formulário e combina-se quem resolve o que falta.

“Podemos escolher um pagamento que saibam estar por faturar e validar os dados juntos. Preferem que emitamos o primeiro no fim desta chamada, com a vossa autorização, ou logo a seguir, como tínhamos combinado?”

Depois de emitir, comparem o PDF com o pagamento e confirmem o destinatário antes do envio. Registem o número do documento weoInvoice na mesma linha do ID Stripe. Assim, quando o lote for preparado, esse pagamento já aparece como tratado. Se houver um erro ou a emissão ficar incerta, confirmem primeiro na lista de documentos antes de repetir.

1 · Sair da reunião com a lista certa

Peçam à contabilidade uma lista com ID Stripe ou outra referência que permita cruzar os dados, estado e número do documento original, quando existir. Uma referência de encomenda ou de pagamento pode ajudar a encontrar a fatura, mas não comprova a emissão.

Já tem fatura e o pagamento está documentado
Guardar a referência e excluir do lote. Se o cliente final precisar de uma cópia, usar o documento original.
Já tem fatura, mas falta documentar o pagamento
Pedir à contabilidade que confirme se falta um recibo e em que sistema o emitir. Para faturas elegíveis de outro programa, o weoInvoice descreve a opção Saldos Antigos. Não se volta a emitir a fatura.
Ainda não foi faturado
Incluir na lista para emissão. Escolher daqui o primeiro caso. Manter os casos por esclarecer fora do lote.

2 · Mostrar o formulário

  1. Se o cliente ainda não estiver registado, abrir Clientes → Adicionar. Validar nome, morada, NIF quando aplicável e email.
  2. Abrir Facturação → Adicionar → Factura-Recibo. Selecionar o cliente e a série que a contabilidade confirme estar validada para este tipo de documento. A série 2026 aparece como parcialmente configurada, por isso confirmem o código ATCUD específico.
  3. Em Data de Emissão e Data de Vencimento, usar as datas indicadas pela contabilidade. Guardar a data original do Stripe como referência. Não a copiar automaticamente para a data de emissão.
  4. Deixar Agendamento desligado. Ignorar Início, Fim, Frequência, Pronto Pagamento e Emissão de Recibo dentro do bloco de agendamento.
  5. Antes de fechar o documento, confirmar descrição do serviço, total pago, IVA ou motivo de isenção e meio de pagamento, se solicitado. Confirmar também como será enviado o PDF.
Abrir o formulário no weoInvoiceFormulário com Factura-Recibo selecionada, antes de adicionar

3 · Como avançar em lote

Emissão em lote ainda por confirmar. Não encontrámos um importador de faturas no ecrã da conta. O fornecedor documenta o weoAPI como serviço personalizado e não confirma publicamente que a ligação Stripe recupere pagamentos antigos. Peçam confirmação antes de contar com o lote para 9 de novembro.

“Conseguem emitir faturas-recibo em lote a partir de um CSV histórico já validado pela contabilidade? Qual é o formato, custo e prazo? Dá para validar uma primeira fatura-recibo, manter o envio desligado durante a validação e devolver o número de cada documento associado ao ID Stripe?”

Pagamentos novos. A ligação nativa Stripe e o envio automático por email requerem o Exclusive Plus. O preço publicado é 10 €/mês + IVA. Confirmar num teste se o conector emite e envia especificamente uma fatura-recibo.